Hotelsoftware für kleine Hotels

Ob große Hotelgruppe oder kleines Boutique-Hotel, Hotelsoftware ist aus dem modernen Hotelbetrieb nicht mehr wegzudenken. Die generellen Vorteile liegen auf der Hand: Professionalisierung, Effizienzsteigerung, Kostenkontrolle, Sicherheit & Compliance und vieles mehr. Doch auch wenn die meisten Vorteile für alle Hotelarten gleichermaßen gelten, können die Voraussetzungen, Anforderungen und Bedürfnisse je nach Betriebstyp sehr unterschiedlich sein und gerade bei kleineren Hotels zum Tragen kommen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, warum sich Hotelsoftware auch für kleine Hotels lohnt, welche Arten von Hotelsoftware es gibt, welche Vorteile sie bieten und worauf bei der Auswahl geachtet werden sollte.

Was ist Hotelsoftware?

Unter Hotelsoftware versteht man spezialisierte digitale Systeme bzw. Programme, die zur Verwaltung von Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben eingesetzt werden. Vorrangiges Ziel einer Hotelsoftware ist es, die Prozesse im Hotel zu optimieren. Diese umfassen Bereiche wie Marketing, Verkauf, Reservierung, Check-in, Abrechnung, Kundenverwaltung und vieles mehr. Ein großer Teil der Hotelbetriebe hat eine Vielzahl unterschiedlicher und spezialisierter Lösungen im Einsatz, die jeweils einen oder mehrere Teilbereiche abdecken. Andere begnügen sich mit wenigen Lösungen oder gar mit einer Gesamtlösung, die versucht, viele Teillösungen in einem Produkt zu vereinen.

Es gibt jedoch keine allgemeingültige Definition, was genau eine Hotelsoftware ist und was nicht. Teilweise wird der Begriff Hotelsoftware z.B. auch als reines Synonym für ein System verwendet, das überwiegend einem Property Management System (PMS) entspricht. Im Folgenden wird jedoch die zuvor eingeführte Definition verwendet.

Welche Arten von Hotelsoftware gibt es?

Die Software- und Systemlandschaft in der Hotellerie ist äußerst weitläufig und komplex, ergänzend nutzen einige Hoteliers auch eine Vielzahl weiterer Systeme, die nicht speziell für die Hotellerie entwickelt wurden.

Unter anderem sind folgende Arten von Hotelsoftware häufig im Einsatz:

Property Management System (PMS)
Central Reservation System (CRS)
Channel Manager
Revenue Management System (RMS)
Internet Booking Engine (IBE) / Buchungsmaschine
Digitale Guest Journey / Guest Experience Software / Guest Management / Guest Apps
Housekeeping Software
…

Daneben ist eine Vielzahl anderer Software im Einsatz, die jeweils ebenfalls speziell für die Hotellerie optimiert sein kann, aber nicht muss:

Customer-Relationship-Management-System (CRM-System)
Zutrittskontrollsystem (Schließsystem)
Gutscheinsoftware / Gutscheinsystem
Tagungssoftware / Veranstaltungsmanagement Software
Chatbot
Zeiterfassungssystem
Content-Management-System (CMS) / Hotel Website
E-Mail Marketing System / Newsletter Software
…

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die mehrere dieser Lösungen in einem Produkt anbieten oder gar eine All-in-One-Lösung versprechen. Andere Anbieter verstehen sich als Spezialisten für Einzellösungen. Über Schnittstellen können die Lösungen miteinander verbunden werden, um einen Datentransfer zu gewährleisten und komplexere systemübergreifende Prozesse und Automatisierungen abzubilden. Insbesondere für kleine Hotels haben beide Optionen ihre Berechtigung und die Vor- und Nachteile sollten je nach Bedarf und Voraussetzungen sorgfältig abgewogen werden.

Warum ist Hotelsoftware für kleine Hotels relevant?

Kleine Hotels stehen oft vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen eine hohe Servicequalität zu bieten und gleichzeitig wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Vergleich zu großen Hotels oder Hotelketten verfügen sie neben der geringeren Größe und geringeren Skaleneffekten häufig auch über weniger Personal und finanzielle Mittel, was ein effizientes Management komplexer Prozesse erschwert. Zudem führt der Mangel an qualifiziertem Personal häufig dazu, dass das vorhandene Personal mehr Aufgaben gleichzeitig übernehmen muss. Trotz geringerer Budgets sind die Erwartungen der Gäste an den Service besonders hoch, da dieser gerade bei kleinen familiengeführten Betrieben oft als zentraler Baustein des Erlebnisses gesehen wird.

Prozessoptimierung und Automatisierung

Für kleine Hotels kann die Automatisierung administrativer Aufgaben ein besonders wirkungsvoller Schritt sein, da sie typischerweise nicht über spezialisierte Teams für viele der anfallenden Prozessbereiche verfügen. Mit der Automatisierung werden Mitarbeiter somit entlastet, Prozesse und Ergebnisse optimiert, die Effizienz gesteigert, Kosten gespart und das Risiko menschlicher Fehler reduziert. Zudem können sich Mitarbeitende so verstärkt auf die Gästebetreuung und die Schaffung persönlicher Erlebnisse konzentrieren.

Erweiterte Buchungs- und Channel-Management-Funktionen

Besonders kleine Hotels können von Channel-Management-Systemen profitieren, da sie eine ständige manuelle Aktualisierung von Verfügbarkeiten und Preisen auf verschiedenen Buchungsplattformen überflüssig machen. Moderne Hotelsoftware ermöglicht Aktualisierungen in Echtzeit, verbessert die Auslastung und maximiert so die Einnahmen. Diese Lösungen sind besonders für kleinere Hotels relevant, die oft stark von Online-Buchungsplattformen abhängig sind, um ihre Zimmer zu füllen. Auch das Risiko von Über- bzw. Doppelbuchungen kann durch den Einsatz von Hotelsoftware reduziert werden.

Revenue Management und Datenanalyse

Komplexes Revenue- und Yield-Management war lange Zeit den Airlines und später den großen Hotels und Hotelketten vorbehalten. Aber auch für kleinere Hotels ist ein gutes Revenue Management erfolgsentscheidend und eine dynamische Preisgestaltung kann wichtige Wettbewerbsvorteile bringen und den Umsatz steigern. Revenue-Management-Tools ermöglichen die automatische Anpassung von Preisen in Abhängigkeit von Nachfrage, Auslastung, Markttrends und vielen anderen Faktoren. Diese Funktion ist insbesondere für kleinere Hotels interessant, da sie oft flexibler und dynamischer agieren müssen als große Hotels, die mit anderen Kostenstrukturen arbeiten und auf etablierte Preisstrukturen zurückgreifen können. Die Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, kann für den wirtschaftlichen Erfolg eines kleinen Hotels entscheidend sein.

Effiziente Personalverwaltung

Auch im Bereich der Personalverwaltung können kleine Hotels von Softwarelösungen profitieren. Lösungen, die Schichtpläne erstellen, Arbeitszeiten erfassen und die Lohnabrechnung automatisieren, führen zu einem effizienteren Einsatz der Personalressourcen und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Gerade für kleinere Hotels ist dies ein großer Mehrwert, da sie oftmals nicht über dedizierte Personalabteilungen verfügen.

Sicherheit & Compliance

Unternehmen müssen, gerade in Europa, eine Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen beachten. Sei es Datenschutz, Informationssicherheit, Arbeitsschutz oder Steuern. Auch für Hotels gibt es spezielle Regelungen wie das Bundesmeldegesetz oder die Beherbergungsstättenverordnung. Softwarelösungen können auch hier helfen, Auflagen zu erfüllen und komplexe Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Beispiele hierfür sind die elektronische Arbeitszeiterfassung oder der digitale Meldeschein. Aber auch ganz allgemein gilt: Daten sind in einer guten Software viel sicherer aufgehoben als auf Papier oder in einer Excel-Tabelle.

Verbessertes Gästeerlebnis durch digitale Lösungen

Eine der großen Stärken vieler kleiner Hotels liegt im persönlichen Kontakt mit den Gästen und in der Fähigkeit, besondere und persönliche Momente zu schaffen. Aber auch hier machen sich die gestiegenen Erwartungen der Gäste bemerkbar. Gestiegene Serviceerwartungen und immer komplexer werdende administrative Prozesse zu meistern ist eine große Herausforderung. Gleichzeitig scheuen viele kleine Hotels den Einsatz neuer Technologien oder verfügen nicht über die notwendigen Kenntnisse und Ressourcen, um diese effizient einzusetzen. Diese Kombination kann sich negativ auf die Servicequalität und das Gästeerlebnis auswirken.

Doch auch manche Technologien selbst werden von immer mehr Gästen vorausgesetzt. Die Verfügbarkeit von Angeboten wie dem Online Check-in, Self Service Kiosken, digitaler Bezahlung oder digitalen Kommunikationsmöglichkeiten werden immer mehr zum Standard. Wo sie vor Jahren noch begeisterten, gehören sie heute in einigen Kundensegmenten bereits zu den Leistungs- oder Basismerkmalen. Allgemein wünschen Gäste sich heutzutage immer mehr Flexibilität und Unabhängigkeit auf Reisen, möchten unterwegs einchecken und mit wenigen Klicks selbst Anpassungen vornehmen können. Gleichzeitig soll aber auch der persönliche Service überzeugen, nur gezielter und bewusster und vor allem dann, wenn der Gast die Wahl hatte und sich bewusst gegen den Self-Service entscheiden konnte.

Für kleinere Hotels, die nicht über die umfangreichen IT-Abteilungen großer Hotelketten verfügen, bieten Hotelsoftwarelösungen eine kostengünstige Möglichkeit, diese Erwartungen zu erfüllen. Darüber hinaus helfen sie, wie bereits erwähnt, administrative Prozesse zu automatisieren und Fehler zu minimieren. So können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das Wesentliche und eine ihrer größten Stärken konzentrieren – die Gästebetreuung. Auch für zukünftige Entwicklungen, auch im Sinne steigender Gästeerwartungen, sind digital gut aufgestellte Häuser besser gerüstet. Mit den richtigen Technologien können sie noch schneller und effizienter auf die sich wandelnden Bedürfnisse der Gäste reagieren. Kleine, unabhängige Häuser profitieren hier besonders, da sie ohnehin schon dynamischer und kurzfristiger agieren können.

Zusammenfassung

Hotelsoftware bietet auch kleinen Hotels die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren, das Gästeerlebnis zu verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Der Einsatz moderner Technologien ermöglicht es kleinen Hotels, effizienter zu arbeiten, die Servicequalität zu verbessern und letztendlich die Kundenbindung zu erhöhen. Diese Punkte sind für kleine Hotels besonders relevant, da sie nicht über die umfangreichen Ressourcen und Strukturen großer Hotels oder Hotelketten verfügen und daher auf effiziente und flexible Lösungen angewiesen sind.

Worauf sollten kleine Hotels bei der Wahl von Hotelsoftware achten?

Bei allen Vorteilen, die Hotelsoftware aller Art für kleine Hotels bieten kann, gibt es auch einige Herausforderungen und Aspekte, die bei der Auswahl berücksichtigt werden müssen. Vor allem gilt es sicherzustellen, dass die gewählten Lösungen den spezifischen Bedürfnissen entsprechen und ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis bieten. Im Folgenden haben wir einige wichtige Punkte und Fragen zusammengestellt, die Hoteliers sich bzw. den Anbietern potenzieller Lösungen stellen sollten:

1. Das liebe Geld

Hotelsoftware kann Hotels zwar helfen, Ressourcen und Kosten zu sparen und den Umsatz zu maximieren, aber die Lösungen selbst sind natürlich auch mit Kosten verbunden. Gerade für kleinere Hotels gilt es daher, Kosten und Nutzen genau abzuwägen.
Folgende Fragen sollten Hoteliers sich stellen:

Wie hoch ist mein Budget?
Wie hoch sind die Gesamtkosten der Software einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufender Wartungsgebühren?
Kommen zusätzliche Kosten wie Schulungskosten, Supportkosten oder nutzungsabhängige Gebühren auf mich zu?
Gibt es flexible Preismodelle wie monatliche Abonnements oder erfolgsabhängige Kostenmodelle?
Welche Kosten fallen für Zusatzmodule oder Integrationen an?
Berücksichtigen die Preismodelle meine Unternehmensgröße, z.B. abhängig von der Anzahl der Zimmer?
In welchem Verhältnis steht der Nutzen der Software zu den Kosten? Welche Einsparungen, Umsatzsteigerungen oder sonstigen Mehrwerte kann ich erwarten?

2. Integration mit bestehenden und weiteren Systemen

Spätestens wenn es zu einem Tech Stack mit mehreren Lösungen kommt, stellt sich die Frage nach Integrationen bzw. Schnittstellen zu bestehenden und potentiellen Systemen. Aber auch wer sich zu Beginn für eine vermeintliche All-in-One-Lösung entscheidet, wird zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht doch eine spezialisierte und umfangreichere Teillösung für bestimmte Prozesse anbinden wollen.