Digitale Tools versprechen oft eine Reduzierung des Arbeitsaufwands, einen Ausgleich des Fachkräftemangels und Kosteneinsparungen.
Doch wie sieht das in der Praxis aus?
Wir haben uns genau das gemeinsam mit Markus Eppinger, Geschäftsführer der CLOUD N°7 APARTMENTS GmbH, angesehen und eine detaillierte Fallstudie durchgeführt. Das Ergebnis: beeindruckende Kennzahlen, die beweisen, dass digitale Lösungen eine messbare Entlastung im Hotelalltag ermöglichen
Wir haben die straiv-Lösungen für Digitalen Check-in und Check-out, Meldeschein, Payment und Guest Journey Messaging an den beiden Standorten CLOUD N°7 Studios in Tübingen und CLOUD N°7 Lofts in Stuttgart untersucht.
Maximale Entlastung im Check-in-Prozess
CLOUD N°7 APARTMENTS verfolgt ein hybrides Konzept – die Rezeptionen in beiden Häusern sind zu gängigen Arbeitszeiten unter der Woche besetzt; zusätzlich kann der Gast jederzeit den kompletten oder Teile des Check-in Prozesses online oder an einem Self Check-in Kiosk vornehmen. Dem Gast wird maximale Auswahl geboten, den Mitarbeitenden Arbeitserleichterung.
Check, check, check: Was die Gäste vor der Anreise bereits erledigen
Seit 2021 nutzt CLOUD N°7 APARTMENTS die Lösungen von straiv. Die internen Auswertungen ergeben folgende Kennzahlen:
Knapp 70 % der Anreisen werden vor Ankunft - in der Regel einen Tag vor oder am Tag der Anreise - durch den Gast bearbeitet.
Bei 10 Anreisen füllen dementsprechend 7 Personen vorab den Meldeschein aus und führen die Bezahlung durch. Vor Ort an der Rezeption müssen die Mitarbeitenden nur noch die angegebenen Daten im PMS prüfen, den Check-in durchführen und eine Karte kodieren. Der ausgefüllte Meldeschein und Bezahlung bedeutet eine Zeitersparnis von 4 Minuten pro Reisendem.
Von den 7 Personen nehmen insgesamt 4 Menschen den kompletten Check-in online vor, sodass vor Ort nur noch die Karte kodiert werden muss. Dies spart weitere 1,5 Minuten pro Gast ein.
Bei durchschnittlich 50 Anreisen pro Tag bedeutet das:
Oder andersrum betrachtet: 167 Minuten, die die Mitarbeitenden für die persönliche Gästebetreuung gewinnen.
Die Auswertung zeigt weiter, dass die Genauigkeit der Daten signifikant erhöht wird, wenn der Gast diese vor Anreise selbst ausfüllt. Bei dem manuellen Ausfüllen vor Ort ist die Fehleranfälligkeit wesentlich größer, da der Prozess umständlicher ist: oft werden nicht alle Felder vom Gast ausgefüllt, mal ist die Handschrift unleserlich oder bei der händischen Übertragung von Papier-Meldeschein ins PMS passiert ein Tippfehler. Das frisst nicht nur Zeit, sondern den Mitarbeitenden auch unnötig die Haare vom Kopf.
straiv-Tipp:
Auch wenn die Meldescheinpflicht für deutsche Gäste seit Januar 2025 entfällt, ist eine Erhebung der Daten trotzdem sinnvoll, zum Beispiel zur Kontaktaufnahme in Notfällen.
Das hybride Modell als Unterstützer gegen den Fachkräftemangel
Im Gespräch hebt Markus Eppinger, Geschäftsführer der CLOUD N°7 APARTMENTS, einen weiteren zentralen Vorteil der Anwendungen hervor: Die straiv-Lösungen bieten der Rezeption maximale Flexibilität. So können kurzfristige Ausfälle im Team besser kompensiert und Öffnungszeiten flexibel und dynamisch angepasst werden – auch an Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern.
Die Rezeptionen der Häuser sind abends und am Wochenende nicht besetzt. Gäste nutzen in dieser Zeit den Self-Check-in-Terminal. Dafür gibt es den Self-Check-in Terminal. Für alle 4 Standorte gibt es ein Service-Team, das die Gäste bei Bedarf telefonisch unterstützt.
„Durch den Einsatz der digitalen Lösungen von straiv können wir wertvolle personelle Ressourcen einsparen – insgesamt entspricht das dem Aufwand von etwa 8 bis 10 Mitarbeitenden, die wir sonst für eine 24/7-Rezeption an unseren Standorten in Tübingen und Stuttgart benötigen würden. So gewinnen wir Flexibilität und können unser Team gezielt dort einsetzen, wo es den größten Mehrwert für den Gast schafft.“
Im Bezug auf den Self Check-in zeigte sich während unserer Erhebung jedoch auch, dass die Platzierung des Terminals sowie die aktive Einbindung des Teams eine wichtige Rolle spielen. So nutzen in Tübingen, wo das Terminal leicht zugänglich ist, ca. 20% – 30% den Self Check-in auch während der Öffnungszeiten der Rezeption. In Stuttgart liegt die Quote etwas niedriger, was die Bedeutung einer strategischen Positionierung und nahtlosen Integration ins Tagesgeschäft deutlich macht.
Zudem wird ersichtlich: Wird der digitale Service aktiv vom Team kommuniziert und begleitet, steigt auch die Akzeptanz bei den Gästen spürbar.
100% Automatisierungsgrad bei Standardkommunikation
CLOUD N°7 APARTMENTS hat mit dem Guest Journey Messaging von straiv alle relevanten Kontaktpunkte zu dem Gast vollständig automatisiert. Insgesamt werden sieben Touchpoints mit dem Gast direkt von dem System und ohne Zutun eines Mitarbeiters versendet:
- Pre-Arrival E-Mail 2 Tage vor Abreise (Aufforderung zur Meldedaten-Erfassung & Bezahlung)
- Erinnerungsmail für den Meldeschein
- Online-Check-in-Aufforderung am Anreisetag (falls noch nicht erfolgt)
- Wichtige Infos zum Aufenthalt (ca. 10 Min. nach Check-in)
- Online Check-out-Aufforderung am Abreisetag
- Bestätigung des Check-out (mit Rechnung im Anhang)
- Post-Stay-Mail 2 Tage nach Abreise (Wiederbucher-Angebot & Feedback-Survey)
“Gerade für uns sind diese automatisierten E-Mails eine unverzichtbare Hilfe - unsere Gäste erhalten alle wichtigen Informationen zur richtigen Zeit, und wir entlasten unser Team damit erheblich.”
Um den Kreis zu schließen, lohnt sich ein Blick zurück auf die Kennzahlen zu Beginn des Kapitels: Der Großteil der Gäste nutzt den digitalen Check-in einen Tag vor oder direkt am Tag der Anreise – ein klarer Beleg für die Wirksamkeit der automatisierten Nachrichten. Sie erreichen die Gäste zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen und führen nachweislich zu einer Entlastung des Front Office.
Du möchtest auch eine Einschätzung dazu haben, welches Potenzial sich in deinen Prozessen versteckt? Hier kannst du einen unserer Experten kontaktieren.
Ein herzliches Dankeschön gilt an dieser Stelle Markus Eppinger und den CLOUD N°7 APARTMENTS für die gemeinsame Fallstudie.
About CLOUD N°7 APARTMENTS
CLOUD N°7 APARTMENTS GmbH steht für ein zeitgemäßes Wohnkonzept, das Hotelkomfort mit der Flexibilität voll ausgestatteter Serviced Apartments verbindet. An den Standorten in Stuttgart und Tübingen erwarten Gäste stilvoll eingerichtete Studios und Lofts für Kurz- und Langzeitaufenthalte – ideal für Geschäftsreisende, Städteurlauber und digitale Nomaden. Smarte Technologien, digitale Services und ein hybrides Rezeptionskonzept ermöglichen ein unkompliziertes, komfortables Gästeerlebnis mit persönlichem Touch.
Mehr Informationen zu dem Konzept und den Standorten von CLOUD N°7 APARTMENTS findest du hier.
