Jeder Hotelier kennt die Situation: Ein Gast bucht online, die Reservierungsdetails müssen manuell in das Property Management System (PMS) übertragen werden. Sonderwünsche kommen per E-Mail und werden mühsam in einem Kalender notiert. Beim Check-in füllt der Gast handschriftlich einen Meldeschein aus, dessen Daten wiederum abgetippt werden müssen. Dieses Datenchaos ist nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern führt auch zu Inkonsistenzen, die den Arbeitsfluss stören und letztlich die Gästeerfahrung beeinträchtigen.
Die Lösung für dieses Problem liegt nicht in einer einzelnen, allumfassenden Software, sondern in einer intelligenten Vernetzung von Spezialistenlösungen. Indem Hotelbetriebe ihre Systeme miteinander kommunizieren lassen, schaffen sie eine zentrale, stets aktuelle Datenbasis und automatisieren repetitive Aufgaben. Dieses Prinzip des „Daten-Powerhouses“ revolutioniert das Hotelmanagement.
Die Grundlage: Eine offene Systemlandschaft
Viele Hotels setzen auf ein einziges, monolithisches System, das alle Bereiche abdecken soll. Diese „All-in-One“-Lösungen klingen verlockend, sind aber oft unflexibel und in ihren Funktionen begrenzt, da kein Anbieter in jedem Bereich Spitzenqualität liefern kann. Ein moderner Ansatz setzt stattdessen auf spezialisierte, in ihrem jeweiligen Bereich führende Anbieter.
Spezialisten konzentrieren sich auf ihre Nische (z. B. Gästekommunikation oder Check-in-Prozesse). Das macht sie agil, innovativ und ermöglicht schnellere Anpassungen an Marktveränderungen – wie etwa die präzise Umsetzung neuer Gesetze (z. B. die korrigierte Meldescheinerfassung). Bei einem All-in-One-System hingegen riskieren Hoteliers eine große Abhängigkeit und müssen sich oft mit weniger ausgereiften Funktionen zufriedengeben. Zudem fehlt hier die Modularität: Man zahlt einen Gesamtpreis, selbst wenn man nicht alle Komponenten nutzt.
Der Schlüssel zum Erfolg ist dabei die Nutzung von offenen Schnittstellen (APIs). Diese Schnittstellen ermöglichen den reibungslosen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Spezialsystemen, wie etwa dem PMS, dem Online-Check-in-Tool und dem Gästekommunikationssystem. Das Credo lautet: „Alle Systeme für einen“ – und nicht „Ein System für alles“. So behalten Hoteliers die Flexibilität, ihren Tech-Stack gezielt nach ihren Performance-Zielen zu gestalten.
Ein praxisnahes Beispiel zeigt, wie eine solche Integration funktioniert: Das Avaneo Hotel Marktredwitz, das auf spezialisierte Partner wie das PMS Apaleo und die Guest Journey Lösung straiv setzt, werden manuelle Prozesse nahezu eliminiert:
- 30-40 Arbeitsstunden pro Woche am Front Office eingespart (entspricht einer Vollzeitstelle).
- 80 % der Gäste nutzen den digitalen Check-in und Check-out.
- Bis zu 10 Minuten Zeitersparnis pro Gast beim Check-in/Check-out.
- 80-90 % der Gäste loben den digitalen Service, die Flexibilität und Schnelligkeit.
Praktische Vorteile im Hotelalltag
1. Einmalige Dateneingabe, maximale Konsistenz
Die größte Zeitersparnis ergibt sich, indem Gäste ihre Daten selbst eingeben. Über einen digitalen Check-in-Prozess, der entweder mobil vorab oder an einem Kiosk im Hotel stattfindet, erfasst der Gast seine Meldedaten einmalig. Diese Informationen werden automatisch und fehlerfrei in das PMS übertragen. Das eliminiert nicht nur das Entziffern handschriftlicher Meldescheine, sondern auch die zeitraubende manuelle Dateneingabe durch das Personal. Fehler, wie sie bei der Übertragung von Ausweisnummern oder Geburtsdaten häufig passieren, werden dadurch nahezu ausgeschlossen.
2. Echtzeit-Synchronisation für nahtlose Abläufe
In einem vernetzten System sind alle relevanten Informationen in Echtzeit verfügbar. Wird eine Zimmeränderung vorgenommen, eine Zahlung registriert oder eine Sonderanfrage notiert, sind diese Informationen sofort systemübergreifend aktualisiert. Das Rezeptionsteam, das Housekeeping und das Management greifen auf dieselbe aktuelle Datenbasis zu. Dies verhindert Missverständnisse, Doppelbuchungen und sorgt für eine reibungslose Guest Journey. Die Gäste erleben einen konsistenten Service, da jeder Mitarbeiter über ihre Wünsche und Buchungsdetails informiert ist.
3. Reduzierte Fehlerquellen und erhöhte Rechtssicherheit
Manuelle Eingriffe sind die häufigste Ursache für Fehler im Hotelbetrieb. Durch die Automatisierung sensibler Prozesse, wie beispielsweise der Zahlungsabwicklung, wird die Fehlerquote signifikant reduziert. Bei digitalen Check-ins können Formulare so konfiguriert werden, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen, bevor der Prozess abgeschlossen ist. Dies erhöht nicht nur die Datenqualität, sondern sichert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie die korrekte Erfassung von Meldedaten.
Effizienz und Gastfreundschaft im Einklang
Die Entscheidung für eine offene Systemlandschaft, die auf die Stärken von Spezialisten setzt, ist eine zukunftsorientierte Strategie. Hotels, die diesen Weg gehen, berichten von einer erheblichen Zeitersparnis und einer signifikant gesteigerten Effizienz. Die Mitarbeiter werden von monotonen Routineaufgaben befreit und können sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die persönliche Gästebetreuung.
Ein gut vernetztes Daten-Powerhouse ermöglicht es, den Hotelbetrieb zu automatisieren und gleichzeitig die Servicequalität zu erhöhen. So wird nicht nur der Arbeitsalltag des Personals einfacher, sondern auch das Gesamterlebnis für den Gast moderner, komfortabler und sicherer. Die Investition in eine offene und flexible Technologie-Architektur zahlt sich durch höhere Produktivität, weniger Fehler und zufriedenere Gäste aus.
