Eine gute Software-Landschaft mit funktionierenden Schnittstellen ist das A und O für den modernen, digitalen Hotelbetrieb. Nur wenn die Systeme gut miteinander kommunizieren, werden Abläufe automatisiert – ohne jegliche manuelle Eingriffe.
Mit gut durchdachten Schnittstellen dem Personalmangel entgegenwirken
Gut funktionierende Schnittstellen zwischen den Systemen, die in einem Hotelbetrieb zum Einsatz kommen, können eine enorme Erleichterung im Hotelalltag schaffen und so die aktuell größte Herausforderung – Personalmangel – abfedern.
Es lohnt sich, hier ein Idealbild der perfekten Systemlandschaft zu zeichnen und sich bewusst zu machen, welche Arbeitsschritte aktuell am meisten Aufwand generieren und gleichzeitig wenig Mehrwerte für Gäste bieten.
Hotelgäste können viele der administrativen Tätigkeiten, die bisher vom Hotelpersonal erledigt wurden, weitgehend selbständig erledigen. Das heißt Buchung, Bezahlung, Check-in, Türöffnung, Rechnungsversand, etc. erfolgen ganz ohne Eingriffe von den Mitarbeitenden.
Welche Schnittstellen werden benötigt, um eine Automatisierung zu ermöglichen?
Booking Engine / Channel Manager & Property Management Software (PMS)
Damit alle Informationen, die Gäste bereits bei der Hotelbuchung angeben nicht verloren gehen und eine Buchung, die auf der Website oder sonstigen Buchungsplattformen getätigt wird ohne manuelle Eingriffe im Property Management System oder der Hotelsoftware verbucht wird, ist eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen sinnvoll.
Guest Journey Software (Check-in, Check-out, Meldeschein, Gästemappe, Messaging) & Property Management Software
Eine Guest Journey Software ermöglicht Ihnen, Ihren Gästen alle Informationen über die Reservierung bereitzustellen. Mit der Guest Journey Software können Ihre Gäste direkt nach der Buchung auf digitalem Wege begleitet werden. Gäste erhalten direkt nach der Buchung eine automatisierte Bestätigung mit allen wichtigen Informationen und können dann mit einem Klick per Web App die Reservierung einsehen und bereits alle Informationen für den digitalen Meldeschein selbständig eintragen. Der Check-in erfolgt ebenso über die Guest Journey Software. Für alle Schritte ist somit kein Eingriff vom Personal notwendig, der gesamte Hotelaufenthalt kann selbständig von den Gästen über das eigene Smartphone gemanagt werden.
Eine Schnittstelle zwischen Ihrem PMS und der Guest Journey Software ermöglicht außerdem, dass Ihre Gäste sämtliche Funktionen, die bisher an der Rezeption mit Unterstützung des Hotelpersonals erledigt wurden, nun digital am eigenen Smartphone gemacht werden können. Das umfasst alle administrativen Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen und nur wenig Mehrwert für Mitarbeitende und Gäste darstellen. Beispielsweise das Ausfüllen des Meldescheins, die Authentifizierung des Personalausweises oder Reisepasses, die Buchung von Services und Zusatzleistungen, der Check-out oder der Rechnungsversand. Die persönliche Begrüßung und Betreuung kann natürlich nicht ersetzt werden. Der persönliche Kontakt soll mit Hilfe von digitalen Lösungen gestärkt werden, da mehr Zeit für das persönliche Gespräch bleibt.
Payment & Schließanlage & Guest Journey Software
Eine Schnittstelle zwischen der Guest Journey Software, Ihrer Schließanlage, die Sie im Einsatz haben, und dem Payment-System ermöglicht es, noch weitere Prozesse zu digitalisieren. Die Zahlung kann so von den Hotelgästen beispielsweise schon vor dem Check-in erledigt werden. Das funktioniert ebenso über die Web App der Guest Journey Software. Die Schnittstelle ermöglicht es, dass die Zahlung sofort entsprechend verbucht wird – ohne manuelle Eingriffe vom Hotelpersonal. Zusätzlich kann über die Web App der Guest Journey Software die Ausgabe der Zimmerkarten digitalisiert und automatisiert werden. Die Zimmerkarten können entweder von Gästen in der Web App der Guest Journey Software eingesehen und Hoteltüren per Slide geöffnet werden – Oder Gäste können an einem Self-Service Check-in Kiosk die Zimmerkarten selbständig codieren, indem Sie einfach die Buchungsnummer angeben, sich einloggen und dann den Check-in erledigen.
Haben Sie Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.
