Zum 1. Januar 2025 wird die Meldepflicht für inländische Gäste in Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben in Deutschland abgeschafft. Damit entfällt der physische Meldeschein für deutsche Gäste bei Inlandsreisen. Diese Änderung bringt einige Erleichterungen im Check-in-Prozess mit sich, erfordert aber auch Anpassungen, insbesondere bei der Unterscheidung zwischen deutschen und ausländischen Gästen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte, die Hoteliers in Deutschland zum digitalen Meldeschein und zum Check-in wissen und beachten sollten. Einige der Punkte sind aber auch auf Österreich oder die Schweiz übertragbar.
Gastdaten müssen und sollten weiterhin erhoben werden
Die Abschaffung der Meldepflicht in Deutschland bezieht sich nur auf inländische Gäste. Die Beherbergungsbetriebe sind also auch im kommenden Jahr verpflichtet, Meldescheine für ausländische Gäste zu erheben. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes lag die Zahl der ausländischen Gäste in Deutschland im Jahr 2023 bei 34,8 Millionen.
Auch für Gästekarten, Kurtaxen und andere touristische Abgaben müssen weiterhin Daten erhoben werden. Rund 42% der inländischen Übernachtungen entfallen nämlich auf Heilbäder und Kurorte. Die Daten sind daher auch für inländische Gäste weiterhin von hoher Relevanz. Hier sind die lokalen Bestimmungen und Gesetze zu beachten.Wichtig ist an dieser Stelle zu betonen, dass sich die Anpassungen nur auf die besonderen Meldescheine für Beherbergungsbetriebe im Rahmen des Bundesmeldegesetzes und der Beherbergungsmeldedatenverordnung beziehen. Andere Gesetze, die die Erhebung von Gästedaten vorschreiben, bleiben unverändert.
Nicht zuletzt aus operativer Sicht sind Gästedaten nach wie vor unverzichtbar: Vertrags- und Ankunftssicherheit, Gästeauthentifizierung, Nachweis über den tatsächlichen Aufenthalt des Gastes, Rechnungsstellung inkl. abweichender Rechnungsadresse, Marketing – um nur einige Beispiele zu nennen. Gerade die wertvollen Marketingdaten bleiben oft ungenutzt, bergen aber ein enormes Umsatzpotenzial.
Prozessanpassungen: Inländische vs. ausländische Gäste
Da die Meldepflicht für ausländische Gäste bestehen bleibt, muss beim Check-in verstärkt zwischen nationalen und ausländischen Gästen unterschieden werden. Dazu sind entsprechende Prozesse zu definieren.
Mit straiv können Gäste beim Online Check-in einfach nach ihrem Herkunftsland kategorisiert und automatisch durch den entsprechenden Prozess geführt werden. Dies macht den Check-in sowohl für den Gast als auch für das Hotelpersonal schnell und unkompliziert. Zudem können unangenehme Situationen durch die Abfrage der Nationalität beim persönlichen Check-in vermieden werden.
Vereinfachung des Online Check-ins
Mit weniger Datenanforderungen für deutsche Gäste wird der Online-Check-in schneller und schlanker, was sich positiv auf das Gästeerlebnis auswirkt. Außerdem ist eine noch höhere Abschlussquote zu erwarten. Dadurch können potenziell mehr Gäste vorab online einchecken, was wiederum die Rezeption entlastet. Hotels mit digitalem Check-in können so nicht nur Wartezeiten verkürzen, sondern auch den gesamten Ankunftsprozess reibungsloser gestalten und Ressourcen sparen. Die gewonnenen Ressourcen und Kapazitäten können in die Optimierung von Service und Gästeerlebnis reinvestiert werden.
Der digitale Meldeschein bleibt
Allein für ausländische Gäste wird der Meldeschein bestehen bleiben. Digitaler Meldeschein und Online Check-in werden noch stärker verschmelzen, gleichzeitig werden die Gäste aber je nach Nationalität, lokalen Vorschriften und Anforderungen des Hotels durch individuell angepasste Prozesse geführt. Der Online Check-in wird also nicht nur schlanker und schneller, sondern hat durch die wegfallenden Pflichten auch das Potenzial, noch individueller zu werden und dem Hotel bedarfsgerecht die wirklich relevanten Daten und Informationen zu liefern.
Umso mehr aber hat der klassische Papiermeldeschein ausgedient und die Vorteile des digitalen Meldescheins überwiegen immer deutlicher. Insofern: Bye bye Papiermeldeschein, Hallo Online Check-in und Digitaler Meldeschein.
Chance für mehr Digitalisierung und Automatisierung
Durch die genannten Vorteile und Herausforderungen der Gesetzesänderung werden digitale Prozesse also noch relevanter und die Einstiegshürden gesenkt. Für Hotels, die bereits einen Online Check-in nutzen, eine Chance, ihre Prozesse noch effizienter zu gestalten und für Hoteliers, die noch keine Digital Guest Journey anbieten, ein guter Grund, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Noch neu im Thema? Hier haben wir einige der Vorteile eines Online-Check-ins inklusive Digitalem Meldeschein mit straiv kurz zusammengefasst:
- Effizienz und Geschwindigkeit: Der digitale Pre-Check-in reduziert Wartezeiten, macht die Datenerfassung effizienter und beschleunigt die Abläufe für Gäste und Personal.
- Entlastung des Personals: Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler. Zudem entfallen repetitive Verwaltungsaufgaben und es bleibt mehr Zeit für die Gästebetreuung.
- Automatische Rechtskonformität: Das System passt Meldepflichten automatisch an die Nationalität an. Eine sichere Authentifizierung kann dann bei Bedarf z.B. über das SCA-Verfahren per Kreditkarte oder über eine Integration mit IDnow per Ausweisdokument gewährleistet werden.
- Zahlungs- und eID-Integration: Sichere und schnelle Authentifizierung, bequeme Zahlungsabwicklung.
- Personalisiertes Gästeerlebnis: Digitale Optionen und moderne User Experience steigern die Zufriedenheit.
- Wettbewerbsvorteil: Schneller Check-in und moderne Services als Verkaufsargument.
- Innovation & Zukunftssicherheit: Digitalisierung ermöglicht neue Services und hält das Hotel wettbewerbsfähig.
- Kosten & Nutzen: Digitalisierung & Automatisierung spart Ressourcen und damit Kosten im Hotel. Zusätzlich kann durch Upselling-Funktionen der Umsatz durch Upgrades oder Zusatzverkäufe automatisiert und messbar gesteigert werden.
Auf unserer Website finden Sie mehr Informationen zum Online Check-in mit straiv. Auf unserem Blog finden Sie weitere Informationen zum Thema Meldeschein im Hotel sowie zu den Anforderungen.
