Effizientes Einchecken ohne Papierchaos
Digitaler Meldeschein im Hotel
Automatisiere die bürokratische Hürde beim Check-in und gewinne die Zeit für echte Gastfreundschaft zurück. Mit dem digitalen Meldeschein von Straiv erledigen deine Gäste die Registrierung bequem vorab auf dem eigenen Smartphone – ganz ohne manuelle Datenübertragung oder Fehlerquellen. Das Ergebnis: Alle Gastdaten landen ohne Aufwand direkt in deinem PMS.
Unsere Hotel Partner
Innovatoren einer reibungslosen Gästereise
Behördliche Datenabfragen waren nie so einfach
Echtzeit PMS-Integration
Alle wichtigen Gastdaten aus dem Meldeschein fließen direkt und fehlerfrei in dein bestehendes PMS-System.
100% DSGVO-konform
Gastdaten werden sicher digital gespeichert, zentral verwaltet und sind jederzeit geschützt vor Datenverlust oder unbefugtem Zugriff.
Keine Warteschlangen mehr
Deine Gäste checken bequem mobil ein anstatt an der Rezeption zu warten. Ein entspanntes Ankommen für Gast und Team.
Höhere Mitarbeiter-Moral
Befreie dein Team von lästiger Bürokratie und gib ihnen Zeit für echten Service.
Die Daten abfragen, die du wirklich brauchst
Frage zusätzliche Daten wie Rechnungsadresse oder KFZ-Kennzeichen für Notfälle ab.
Wo abgefragt wird, bestimmst du
Ob via Rezeptionstablet, Kiosk oder mobil auf dem eigenen Smartphone: Wir bieten flexible Möglichkeiten zur Meldescheinabfrage.
Daten arbeiten lassen, Gastfreundschaft leben
Ein modernes Hotel nutzt Technologie, um Ankommen leichter zu machen – nicht, um Gäste mit Formularen aufzuhalten. Wenn du den Meldeschein digitalisierst, verschwindet einer der größten Zeitfresser im Alltag fast von selbst. Dein Team gewinnt Zeit für das, was es eigentlich ausmacht: Gastgeber sein. Und ganz nebenbei positionierst du dein Hotel als zeitgemäßen Ort, an dem Abläufe so gut geregelt sind, dass sie kaum noch bemerkt werden.
Was eure Kollegen über unsere Zusammenarbeit sagen
„Knapp 70% unserer Anreisen werden vor Ankunft durch den Gast bearbeitet. An der Rezeption müssen nur noch die Daten im PMS geprüft und eine Karte kodiert werden. Der ausgefüllte Meldeschein bedeutet eine Zeitersparnis von 4 Minuten pro Reisendem."
Markus Eppinger.
Geschäftsführer @CLOUD N°7 APARTMENTS
„Die Lösung von Straiv ist für uns nicht mehr wegzudenken. Durch die elektronischen Meldescheine sparen wir uns immens viel Papier, Zeit und Kosten."
Denis Mair.
COO @MASEVEN Serviced Apartments
„Dank Straiv können wir unseren Gästen nun einen reibungslosen, digitalen Check-in und Check-out anbieten, ganz ohne Wartezeiten an der Rezeption. Das System arbeitet sehr stabil, sodass wir uns darauf verlassen können, dass alle Prozesse wie geplant ablaufen."
Alexander Herold.
COO @Avaneo Hotels
Für Hotelgruppen
Sichere dir eine konsistente Markenqualität und zentrale Steuerung über alle Standorte hinweg. Skaliere die Personalentlastung systemisch und reduziere den manuellen Koordinationsaufwand zwischen den Teams nachhaltig.
Für Individualhotels
Gewinne durch die administrative Entlastung mit dem digitalen Meldeschein genau die Freiheit zurück, die du für die persönliche Betreuung deiner Gäste brauchst. So sicherst du dein Alleinstellungsmerkmal als Gastgeber und hebst dich klar vom Wettbewerb ab.
Für Serviced Apartments
Optimiere deine Assets durch konsequente Personal-Vermeidung. Der digitale Meldeschein von Straiv ist das Herzstück deines Automatisierungskonzepts und macht eine physische Präsenz vor Ort überflüssig.
FAQ
Alles, was du zum Digitalen Meldeschein wissen musst
In Deutschland besteht gemäß Bundesmeldegesetz eine Meldepflicht, um Daten für Behörden und Statistiken rechtssicher zu erfassen. Seit dem 1. Januar 2025 entfällt diese Pflicht für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit komplett, während für ausländische Gäste weiterhin eine Unterschrift auf dem Meldeschein, entweder digital oder physisch, zwingend erforderlich ist. Digitale Systeme wie Straiv erkennen die Nationalität automatisch im Pre-Check-in und passen den Prozess rechtssicher an. Straiv empfielt die Pre-Check-in Datenabfrage auch weiterhin für alle Gäste, da so alle Gastdaten für die weitere Kundenpflege vollständig im PMS hinterlegt sind.
Ein digitaler Meldeschein ermöglicht die papierlose Erfassung aller Angaben wie Name, Anschrift und Ausweisdaten direkt über das Smartphone des Gastes. Die Lösung automatisiert die Datenübertragung in das Property Management System (PMS), minimiert manuelle Fehler und reduziert die Wartezeiten an der Rezeption pro Gast um bis zu 10 Minuten. Zudem sorgt die digitale Archivierung für eine revisionssichere Aufbewahrung und spart physischen Lagerplatz. Nach Beendigung der Speicherdauer wird der Meldeschein automatisch gelöscht und muss nicht mehr manuell durch Mitarbeiter vernichtet werden.
Zu den gesetzlichen Pflichtangaben für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit gehören unter anderem der Name, das Geburtsdatum, die Anschrift sowie das Ankunfts- und Abreisedatum. Bei internationalen Gästen muss zusätzlich die Seriennummer des Identitätsdokuments erfasst werden, was durch einen einfachen Foto-Upload des Ausweises digitalisiert werden kann. Ergänzend können Hotels benutzerdefinierte Felder abfragen, um beispielsweise Mitreisende oder Präferenzen zu erfassen.
Durch die Automatisierung entfällt das manuelle Abtippen von Meldescheindaten, wodurch Teams bis zu 40 Arbeitsstunden pro Woche am Front Office einsparen können. Mitarbeiter müssen keine schwer zu lesenden Schriften mehr entziffern und können sich stattdessen direkt auf Fragen oder Anliegen von Gästen konzentrieren. Die nahtlose Integration ermöglicht zudem eine automatische Zimmerstatusprüfung und -zuweisung in Echtzeit. Dies führt zu einer digitalen Check-in-Quote von über 70% und entlastet das Personal spürbar von repetitiven administrativen Aufgaben. Straiv-Erfolgsgeschichten lesen: https://straiv.io/de/success-stories
Durch Verfahren wie die einfache digitale Unterschrift oder erweiterte SCA-Verfahren (Strong Customer Authentication) wird der Meldeschein gesetzeskonform unterzeichnet. Zudem besteht die Möglichkeit bei einer digitalen Bezahlung mit 2-Faktor-Authentifizierung über einen Payment Provider die Transaktions-ID auf dem Meldeschein anzeigen zu lassen, die als Idenditätsnachweis dient. Dies gewährleistet höchste Stabilität und Sicherheit für Hotelbetreiber und Gäste gleichermaßen.