100% rechtskonform & vollautomatisch mit dem PMS synchronisiert
Digitaler Meldeschein für Hotels
Reduziere den Arbeitsaufwand an deiner Rezeption: Unser digitaler Meldeschein synchronisiert alle Gastdaten in Echtzeit direkt mit deinem PMS und eliminiert manuelle Aufgaben komplett. Er fügt sich nahtlos in deinen Online Check-in & Check-out ein, ob flexibel auf dem Smartphone deiner Gäste oder direkt vor Ort.
Unsere Hotel Partner
Innovatoren einer reibungslosen Gästereise
Behördliche Datenabfragen waren nie so einfach
Echtzeit PMS-Integration
Alle wichtigen Gastdaten aus dem Meldeschein fließen direkt und fehlerfrei in dein bestehendes PMS-System.
100% DSGVO-konform
Gastdaten werden sicher digital gespeichert, zentral verwaltet und sind jederzeit geschützt vor Datenverlust oder unbefugtem Zugriff.
Keine Warteschlangen mehr
Deine Gäste checken bequem mobil ein, anstatt an der Rezeption zu warten. Ein entspanntes Ankommen für Gast und Team.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Befreie dein Team von lästiger Bürokratie und gib ihnen Zeit für echten Service.
Die Daten abfragen, die du wirklich brauchst
Frage zusätzliche Daten wie Rechnungsadresse oder KFZ-Kennzeichen für Notfälle ab.
Wo abgefragt wird, bestimmst du
Ob via Rezeptionstablet, Kiosk oder mobil auf dem eigenen Smartphone: Wir bieten flexible Möglichkeiten zur Meldescheinabfrage.
Daten arbeiten lassen, Gastfreundschaft leben
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland der Wegfall der allgemeinen Meldepflicht im Hotel für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit. Dennoch bleibt ein digitaler Meldeschein im Hotel unverzichtbar: Für ausländische Gäste ist das Ausfüllen eines Meldescheins weiterhin gesetzlich vorgeschrieben. Zudem sichert eine strukturierte Erhebung erforderlicher Daten wie der Rechnungsadresse oder Kurtaxe dein Hotel rechtlich ab. Das Beste daran: Durch die automatische Synchronisation mit deinem PMS entfällt jeglicher Aufwand für die manuelle Datenübertragung.
Du möchtest wissen, welche Daten du weiterhin erheben musst und wie du deinen Check-in-Prozess rechtssicher schlank hältst?
Was eure Kollegen über unsere Zusammenarbeit sagen
„Knapp 70% unserer Anreisen werden vor Ankunft durch den Gast bearbeitet. An der Rezeption müssen nur noch die Daten im PMS geprüft und eine Karte kodiert werden. Der ausgefüllte Meldeschein bedeutet eine Zeitersparnis von 4 Minuten pro Reisendem."
Markus Eppinger.
Geschäftsführer @CLOUD N°7 APARTMENTS
„Die Lösung von Straiv ist für uns nicht mehr wegzudenken. Durch die elektronischen Meldescheine sparen wir uns immens viel Papier, Zeit und Kosten."
Denis Mair.
COO @MASEVEN Serviced Apartments
„Dank Straiv können wir unseren Gästen nun einen reibungslosen, digitalen Check-in und Check-out anbieten, ganz ohne Wartezeiten an der Rezeption. Das System arbeitet sehr stabil, sodass wir uns darauf verlassen können, dass alle Prozesse wie geplant ablaufen."
Alexander Herold.
COO @Avaneo Hotels
Der digitale Meldeschein als Herzstück deiner digitalen Guest Journey
Der digitale Meldeschein ist bei Straiv kein isoliertes Einzel-Tool, sondern ein wichtiger Bestandteil unserer ganzheitlichen Online Check-in & Check-out Lösung. Durch die direkte Anbindung an dein PMS werden Meldedaten automatisiert vor der Anreise erfasst und verifiziert. Unser System unterscheidet beim Pre-Check-in anhand der Nationalität automatisch zwischen der regulären Datenerhebung und dem gesetzlich geforderten digitalen Meldeschein:
- Inländische Gäste durchlaufen einen verkürzten, optimierten Prozess (z. B. für Rechnungsadresse und Kurtaxe).
- Ausländische Gäste füllen direkt den rechtskonformen digitalen Meldeschein aus.
Datenerfassung via Gast-Smartphone, Rezeptions-Tablet oder Kiosk-Terminal
Nicht jeder Gast möchte den Meldeschein vorab auf dem eigenen Smartphone ausfüllen oder verfügt bei der Anreise über eine stabile Internetverbindung. Mit Straiv hast du vor Ort die volle Wahlfreiheit:
- BYOD (Bring Your Own Device): Deine Gäste füllen das Formular bequem vor der Anreise auf ihrem eigenen Smartphone aus, ganz ohne App-Download.
- Tablet-Lösung an der Rezeption: Über ein Tablet an deiner Rezeption können deine Gäste ihre Daten im Handumdrehen überprüfen und den digitalen Meldeschein direkt per Touchscreen unterschreiben.
- Self-Check-in Kiosk: Ermögliche deinen Gästen eine vollautonome Anreise über dein Kiosk-Terminal in der Lobby. Auch hier wird der digitale Meldeschein nahtlos ausgefüllt, unterschrieben und direkt im PMS hinterlegt.
Internationale Meldevorschriften: Lösungen für Österreich & die Schweiz
Die rechtlichen Vorgaben für Gästeanmeldungen variieren im deutschsprachigen Raum stark. Während in Deutschland das Bundesmeldegesetz maßgeblich ist, gelten in den Nachbarländern eigene Bestimmungen:
- Österreich: In Österreich ist die elektronische Gästeblatt-Erfassung gesetzlich vorgeschrieben. Nutze unsere Lösung für das digitale Gästeblatt & den Online Check-in in Österreich.
- Schweiz: Für Schweizer Beherbergungsbetriebe bieten wir eine maßgeschneiderte Integration zur Automatisierung des Check-ins. Erfahre alles zum Schweizer Meldeschein & Self-Check-in.
FAQ
Alles, was du zum Digitalen Meldeschein wissen musst
In Deutschland besteht gemäß Bundesmeldegesetz eine Meldepflicht, um Daten für Behörden und Statistiken rechtssicher zu erfassen. Seit dem 1. Januar 2025 entfällt diese Pflicht für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit komplett, während für ausländische Gäste weiterhin eine Unterschrift auf dem Meldeschein, entweder digital oder physisch, zwingend erforderlich ist. Digitale Systeme wie Straiv erkennen die Nationalität automatisch im Pre-Check-in und passen den Prozess rechtssicher an. Straiv empfielt die Pre-Check-in Datenabfrage auch weiterhin für alle Gäste, da so alle Gastdaten für die weitere Kundenpflege vollständig im PMS hinterlegt sind.
Ein digitaler Meldeschein ermöglicht die papierlose Erfassung aller Angaben wie Name, Anschrift und Ausweisdaten direkt über das Smartphone des Gastes. Die Lösung automatisiert die Datenübertragung in das Property Management System (PMS), minimiert manuelle Fehler und reduziert die Wartezeiten an der Rezeption pro Gast um bis zu 10 Minuten. Zudem sorgt die digitale Archivierung für eine revisionssichere Aufbewahrung und spart physischen Lagerplatz. Nach Beendigung der Speicherdauer wird der Meldeschein automatisch gelöscht und muss nicht mehr manuell durch Mitarbeiter vernichtet werden.
Zu den gesetzlichen Pflichtangaben für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit gehören unter anderem der Name, das Geburtsdatum, die Anschrift sowie das Ankunfts- und Abreisedatum. Bei internationalen Gästen muss zusätzlich die Seriennummer des Identitätsdokuments erfasst werden, was durch einen einfachen Foto-Upload des Ausweises digitalisiert werden kann. Ergänzend können Hotels benutzerdefinierte Felder abfragen, um beispielsweise Mitreisende oder Präferenzen zu erfassen.
Durch die Automatisierung entfällt das manuelle Abtippen von Meldescheindaten, wodurch Teams bis zu 40 Arbeitsstunden pro Woche am Front Office einsparen können. Mitarbeiter müssen keine schwer zu lesenden Schriften mehr entziffern und können sich stattdessen direkt auf Fragen oder Anliegen von Gästen konzentrieren. Die nahtlose Integration ermöglicht zudem eine automatische Zimmerstatusprüfung und -zuweisung in Echtzeit. Dies führt zu einer digitalen Check-in-Quote von über 70% und entlastet das Personal spürbar von repetitiven administrativen Aufgaben. Straiv-Erfolgsgeschichten lesen: https://straiv.io/de/success-stories
Durch Verfahren wie die einfache digitale Unterschrift oder erweiterte SCA-Verfahren (Strong Customer Authentication) wird der Meldeschein gesetzeskonform unterzeichnet. Zudem besteht die Möglichkeit bei einer digitalen Bezahlung mit 2-Faktor-Authentifizierung über einen Payment Provider die Transaktions-ID auf dem Meldeschein anzeigen zu lassen, die als Idenditätsnachweis dient. Dies gewährleistet höchste Stabilität und Sicherheit für Hotelbetreiber und Gäste gleichermaßen.