Online Check-in & Check-out im Hotel

Ein digitaler Check-in ermöglicht es Gästen, die Anmeldungsformalitäten wie den digitalen Meldeschein und die Identitätsprüfung flexibel über das eigene Smartphone zu erledigen. Dieser Prozess ersetzt das Ausfüllen von Papierformularen an der Rezeption und ermöglicht eine kontaktlose Anreise rund um die Uhr. Für Hotels bedeutet dies eine drastische Reduzierung der manuellen Datenübertragung ins PMS und eine Entlastung des Personals.

Gäste erhalten vor der Ankunft einen Link per E-Mail, SMS oder WhatsApp und führen den Check-in direkt in einer webbasierten Anwendung durch. Dabei werden Meldedaten erfasst, Zahlungen sicher abgewickelt und nach Möglichkeit digitale Zimmerschlüssel oder PIN-Codes generiert. Da der gesamte Vorgang ohne App-Installation abläuft, ist die Akzeptanzrate der Gäste sehr hoch und erleichtert den gesamtem Ablauf am Front Office.

Für einen reibungslosen Prozess ist eine zertifizierte Schnittstelle zwischen dem Property Management System (PMS) und der Check-in-Software wie Straiv essenziell. Die Lösung lässt sich nahtlos in gängige Systeme wie apaleo, Protel, Ibelsa oder Oracle integrieren, um Daten in Echtzeit zu synchronisieren. Zusätzlich können Schließsysteme und Payment-Anbieter direkt angebunden werden, um den gesamten Prozess zu automatisieren. Hier ist komplette Übersicht aller Straiv-Partner: https://straiv.io/de/tech-partner

Hotels erzielen durch die Automatisierung eine Zeitersparnis von bis zu 10 Minuten pro Gast, was bei zahlreichen Kunden bereits erfolgreich umgesetzt wird. Kunden berichten von einer Check-in-Quote von über 70%, was zu reduzierten Personalkosten führt und Warteschlangen an der Rezeption vermeidet. Gleichzeitig steigt der Umsatz pro Gast (RevPAR) durch integrierte Upselling-Angebote während des digitalen Prozesses. Straiv-Erfolgsgeschichten lesen: https://straiv.io/de/success-stories

Ja, digitale Lösungen erfüllen die strengen Anforderungen der DSGVO und ermöglichen die gesetzeskonforme Erstellung des digitalen Meldescheins. Durch Verfahren wie die einfache digitale Unterschrift oder SCA-verifizierte Signaturen werden alle rechtlichen Standards für Deutschland und international sichergestellt. Dies erhöht die Datensicherheit im Vergleich zu physischen Meldescheinen erheblich.

Alle Informationen zu den Anforderungen des Digitaler Meldescheins findest du in diesem Artikel: https://straiv.io/de/blog/meldeschein-hotel-anforderungen

Ein modularer Self-Service Kiosk dient als ideale Ergänzung für Gäste, die vorab noch nicht online eingecheckt haben oder für die physische Ausgabe von Keycards. Die Hardware von Partnern wie Kiosk Embedded Systems wird direkt mit der Straiv-Software gekoppelt, um einen 24/7-Check-in ohne Personalpräsenz zu ermöglichen. Dies ist besonders für Serviced Apartments und Hotelkonzepte mit wenig Personal ein entscheidender Renditefaktor.

Weitere Informationen zum Self-Service Kiosk und den verschiedenen Modellen sind hier zu finden: https://straiv.io/de/loesungen/self-service-kiosk

Webbasierte Lösungen (PWA) lohnen sich meist mehr, da sie keine Hürden wie Downloads oder Speicherplatzverbrauch für den Gast darstellen. Eine browserbasierte Anwendung garantiert hohe Nutzungsraten und lässt sich einfach in bestehende Kommunikationskanäle wie E-Mail, WhatsApp oder SMS einbetten.

Besonders Serviced Apartments und Budget-Hotels profitieren durch die teilweise oder vollständige Einsparung von Personal, vor allem in Bezug auf Nachtschichten. Aber auch Ferienhotels und Business-Häuser nutzen das System, um den Fokus des Personals wieder voll auf die persönliche Gästebetreuung statt auf Bürokratie zu legen. Die Skalierbarkeit der Lösungen ermöglicht den Einsatz von kleinen Individualhotels bis hin zu großen Ketten.

Bereits während des Check-in-Prozesses können Gästen personalisierte Zusatzleistungen wie Frühstück, Parkplätze oder Zimmer-Upgrades angeboten werden. Da diese Angebote direkt auf dem Smartphone des Gastes erscheinen, werden physische Hürden wie Stress an der Rezeption oder Personalmangel direkt umgangen. Die automatisierte Abrechnung erfolgt dabei direkt über integrierte Payment-Schnittstellen.

Alles rund um Upselling mit Straiv: https://straiv.io/de/blog/alles-ueber-straiv-upselling-fuer-hotels

Ein häufiger Fehler ist die fehlende Echtzeit-Synchronisation mit dem PMS, was durch die nahtlose Integration von Straiv verhindert wird. Zudem scheitern viele Projekte an zu komplexen User Interfaces; Straiv setzt daher auf eine intuitive, markenkonforme UX ohne App-Zwang. Außerdem sollte die Kommunikation nicht erst bei der Ankunft starten, sondern bereits durch Pre-Stay-Nachrichten automatisiert vorbereitet werden, um den Gast das bestmögliche Erlebnis für seinen Aufenthalt zu bieten.

Eine digitale Rezeption automatisiert administrative Prozesse wie die Datenleitung, den Meldeschein oder die Zimmerkarten-Codierung. Sie kann entweder komplett autark (z. B. als Kiosk) oder als Hybrid-Modell (Rezeptions-Tabletdirekt am Empfang) genutzt werden, um das Personal zu entlasten.

Die Tablet-Lösung vor Ort erfordert vom Gast keinen vorherigen Check-in am eigenen Smartphone. Es funktioniert barrierefrei für jede Zielgruppe direkt an der Hotelrezeption und bewahrt trotz digitaler Effizienz den persönlichen Erstkontakt zum Hotelteam.