Wie das Estrel Berlin durch digitale Prozesse Mitarbeiter entlastet und zeitliche Abläufe optimiert

Als Deutschlands größtes Hotel-, Kongress- und Entertainmentzentrum mit 1.125 Zimmern stand das Estrel Berlin vor der Aufgabe, ein enormes Gästeaufkommen effizient zu bewältigen. Mit täglich rund 900 Check-ins und Check-outs suchte das Hotel nach einer Lösung, um sowohl den Erwartungen der Gäste an ein reibungsloses Erlebnis gerecht zu werden als auch das eigene Personal zu entlasten. Die Digitalisierung wurde als entscheidender Faktor für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit gesehen.

Mit den Lösungen von Straiv steht den Gästen des Estrel Berlin ein bequemes, modernes und nahtloses digitales Erlebnis zur Verfügung. Gäste können nicht nur den Check-in durchführen, sondern auch die Zahlung und die Abänderung der Rechnungsadresse sowie den digitalen Meldeschein mit Unterschrift ganz unkompliziert abwickeln.

Dabei ermöglicht die Web-App-Technologie den Zugriff auf die Lösung von allen Endgeräten, auch dem eigenen Smartphone der Hotelgäste – ohne App-Download. Zusätzlich werden die Gäste durch das Guest Messaging automatisch an das Ausfüllen des Meldescheins, die Zahlung oder den Check-out erinnert. Das Ergebnis: weniger Wartezeiten, mehr Zeit für die persönliche Gästebetreuung und weniger Fehler im Prozess.

Die Implementierung und das Onboarding der Lösung verliefen reibungslos, und die Zusammenarbeit wurde sehr positiv bewertet. Wie Ralf Gross, Director of Front Office im Estrel, bestätigt. Dabei war die Akzeptanz der Gäste zudem schnell höher als vom Hotel erwartet.

Durch den Einsatz unserer digitalen Prozesse hat sich die Arbeitsweise an der Rezeption grundlegend verändert. Das Front-Office-Personal kann in der gleichen Zeit mehr Check-ins bewältigen, was zu einer spürbaren Entlastung führt und ihnen mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Gäste ermöglicht. Die Wartezeiten für die Gäste wurden reduziert, was zu einer höheren Zufriedenheit führt.

Ralf Gross fasst die Vorteile der digitalen Prozesse zusammen:

 „Wir können alle Inhalte und das Design der Web App individuell anpassen. Unsere Gäste müssen sich keine App herunterladen, was die Nutzungsrate enorm steigert. Rund 80% der Check-ins werden mittlerweile online durchgeführt. Der Einsatz von digitalen Prozessen hat sich als effektives Mittel erwiesen, um unseren Gästen eine bequeme und schnelle Check-in Erfahrung zu bieten und gleichzeitig unser Personal zu entlasten. Wir können Straiv uneingeschränkt weiterempfehlen.” 

Das Estrel Berlin zeigt mit der Entscheidung für Straiv als Partner, wie man digitale Prozesse erfolgreich in der Praxis umsetzen kann.