Zeitwohnhaus: 90% digitale Check-in-Quote dank perfektem „Zahnrad-System“

Vor der Zusammenarbeit mit Straiv kämpfte das Zeitwohnhaus mit zwei Welten: Analoge Gästemappen waren sofort veraltet, und der Versuch mit In-Room-Tablets scheiterte an hohen Wartungskosten und technischem Verschleiß. Hinzu kam ein unflexibles PMS, das keine echten Integrationen zuließ. Das Ergebnis: Das Personal war mit Meldescheinen und Zahlungsabwicklungen blockiert - wertvolle Zeit, die im Gästekontakt fehlte.

Heute setzt das Zeitwohnhaus auf eine umfangreiche Digitalstrategie, bei der alle Systeme wie in einem Uhrwerk ineinandergreifen:

• Die digitale Welt in der Tasche: Schon Minuten nach der Buchung landet der Gast über den Straiv-Link in der Bestätigungsmail in der digitalen Guest Journey. Er wird vom ersten Klick bis zum Check-out vollautomatisch begleitet.

• Herzstück Apaleo: Als offenes, Cloud-natives PMS bildet Apaleo das Fundament. Daten fließen in Echtzeit zwischen Straiv und dem Schließsystem von Schulte-Schlagbaum. Das System ist absolut kabellos und batteriebetrieben – ein entscheidender Vorteil bei der Integration in den Gebäudebestand.

• Autonomes Reisen & Bezahlen: Dank Apaleo Pay und dem Straiv Check-out begleichen Gäste ihre Rechnung digital. Innerhalb von Minuten ist der Beleg im Postfach – ohne Wartezeit, ohne Berührungspunkte mit der Rezeption, wenn der Gast es wünscht.

• Hybrid-Service mit Kiosk: Der moderne Check-in Kiosk vor dem Haus dient als Sicherheitsnetz. Er löst „Randprobleme“ bei Spätanreisen und bietet eine intuitive, mehrsprachige Alternative direkt vor Ort.

„Was unheimlich positiv ist: Die drei Firmen sind immer up-to-date und arbeiten wie ein Zahnrad miteinander. Das macht es uns als Betreiber wirklich leicht.“
Gabi Herdegen, Inhaberin Zeitwohnhaus

Die digitale Transformation hat nicht nur die Prozesse, sondern die gesamte Atmosphäre im Haus verändert:

• Spitzenquoten: Die digitale Check-in-Quote liegt konstant bei 70–90%. Bei Stammgästen erreicht sie nahezu 100 %.

• Umsatz-Boost durch Upselling: Durch automatisierte Impulse (z.B. „Lust auf Frühstück?“) stiegen die Frühstücksbuchungen um 20%. Auch bei Parkplätzen wurden signifikante Mehrumsätze erzielt.

• Vom Verwalter zum Gastgeber: Da bürokratische Gespräche über Rechnungen und Daten entfallen, führt das Team nun Gespräche über das Wohlbefinden der Gäste.

• Onboarding ohne Schlaflosigkeit: Trotz anfänglicher Sorgen vor einem PMS-Wechsel war die Implementierung „spielerisch einfach“. Die offene Architektur von Apaleo machte die Anbindung weiterer Partner zum Kinderspiel.

„Früher hat man sich über Rechnungen und Meldescheine unterhalten, heute tauscht man sich darüber aus, wie der Aufenthalt war. Das ist für beide Seiten ein viel schöneres Erlebnis und ein angenehmeres Arbeiten.“
Holger Herdegen, Inhaber Zeitwohnhaus

Das Zeitwohnhaus zeigt eindrucksvoll, wie die „Triple-Win-Kombination“ aus Straiv, Apaleo und Schulte-Schlagbaum funktioniert. Die Automatisierung der administrativen Guest Journey sorgt für höhere Umsätze, entlastetes Personal und eine Gästezufriedenheit, die im analogen Zeitalter so nicht möglich gewesen wäre. Der Kundenservice von Straiv rundet die Erfahrung für Familie Herdegen ab.

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