Wie straiv den CLOUD N°7 APARTMENTS zu mehr Effizienz an der Rezeption verhilft
Zusammenfassung
Digitale Tools von straiv versprechen nicht nur eine Reduzierung des Arbeitsaufwands, einen Ausgleich des Fachkräftemangels und Kosteneinsparungen. Wir haben uns genau das gemeinsam mit Markus Eppinger, Geschäftsführer der CLOUD N°7 APARTMENTS GmbH, angesehen und eine detaillierte Fallstudie durchgeführt. Das Ergebnis: beeindruckende Kennzahlen, die beweisen, dass die digitalen Lösungen von straiv eine messbare Entlastung im Hotelalltag ermöglichen.
Das haben die CLOUD N°7 Apartments mit straiv erreicht:
3 Stunden
tägliche Zeitersparnis im Check-in Prozess
8-10 Mitarbeitende
durch Digitalisierung eingespart. Vorhandenes Personal wird entlastet.
100% Automatisierung
bei der Standardkommunikation
Die Herausforderung bei CLOUD N°7
Die CLOUD N°7 APARTMENTS verfolgen ein hybrides Konzept, das Hotelkomfort mit der Flexibilität voll ausgestatteter Serviced Apartments verbindet. Mit Rezeptionen, die nur zu gängigen Arbeitszeiten unter der Woche besetzt sind, war es entscheidend, den Gästen maximale Auswahl zu bieten und gleichzeitig die Mitarbeitenden zu entlasten. Das Ziel war, eine nahtlose und komfortable Hotel Experience zu schaffen, die den Betrieb effizienter macht und das Team gegen den Fachkräftemangel stärkt.
Über das Hotel
straiv Lösungen
Tech Stack
Unsere Lösung im Einsatz
Seit 2021 nutzt CLOUD N°7 unsere Lösungen für den digitalen Check-in & -out (inkl. Meldeschein), die Payment-Integration und das Guest Journey Messaging an den Standorten in Tübingen und Stuttgart. Das hybride Modell wird dadurch optimal unterstützt: Gäste können den Großteil des Check-in-Prozesses bereits vor ihrer Ankunft über die Web-App von straiv erledigen – ganz ohne App-Download. Vor Ort stehen den Gästen zusätzlich Self-Check-in Kioske zur Verfügung.
- Bequemer Vorab-Check-in: Gäste füllen Meldescheine aus und tätigen Zahlungen bequem online.
- Volle Automatisierung der Kommunikation: Durch unser Guest Messaging werden alle relevanten Informationen zur richtigen Zeit an die Gäste versendet. Insgesamt werden sieben Touchpoints – von der Pre-Arrival E-Mail bis zur Post-Stay-Mail – vollautomatisiert abgedeckt.
- Pre-Arrival E-Mail 2 Tage vor Abreise (Aufforderung zur Meldedaten-Erfassung & Bezahlung)
- Erinnerungsmail für den Meldeschein
- Online-Check-in-Aufforderung am Anreisetag (falls noch nicht erfolgt)
- Wichtige Infos zum Aufenthalt (ca. 10 Min. nach Check-in)
- Online Check-out-Aufforderung am Abreisetag
- Bestätigung des Check-out (mit Rechnung im Anhang)
- Post-Stay-Mail 2 Tage nach Abreise (Wiederbucher-Angebot & Feedback-Survey)
„Gerade für uns sind diese automatisierten E-Mails eine unverzichtbare Hilfe – unsere Gäste erhalten alle wichtigen Informationen zur richtigen Zeit, und wir entlasten unser Team damit erheblich.“
Das Ergebnis unserer Partnerschaft
Die Partnerschaft mit CLOUD N°7 APARTMENTS zeigt beeindruckende Ergebnisse, die eine spürbare Entlastung des Teams belegen und das Gästeerlebnis deutlich verbessern.
Effizienter Check-in: Knapp 70 % der Anreisen werden von den Gästen bereits vor ihrer Ankunft digital bearbeitet. Dies führt zu einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 4 Minuten pro Reisendem, wenn Meldeschein und Bezahlung vorab erledigt werden. Bei den 40 % der Gäste, die den kompletten Online-Check-in nutzen, spart das Personal sogar zusätzlich 1,5 Minuten pro Gast. Bei durchschnittlich 50 Anreisen pro Tag summiert sich dies zu 167 Minuten (fast 3 Stunden!) gewonnener Zeit für die persönliche Gästebetreuung täglich.
Hohe Datenqualität: Die Genauigkeit der Gäste-Daten wird signifikant erhöht, da die Gäste diese selbst eingeben. Dies reduziert die Fehleranfälligkeit und den manuellen Aufwand für das Hotelpersonal erheblich.
Personelle Flexibilität: Das hybride Modell, unterstützt durch unsere digitalen Tools, ermöglicht es CLOUD N°7 APARTMENTS, auf eine 24/7-Rezeption mit 8 bis 10 Mitarbeitenden zu verzichten. Dies schafft enorme Flexibilität bei der Personalplanung.
„Durch den Einsatz der digitalen Lösungen von straiv können wir wertvolle personelle Ressourcen einsparen – insgesamt entspricht das dem Aufwand von etwa 8 bis 10 Mitarbeitenden, die wir sonst für eine 24/7-Rezeption an unseren Standorten in Tübingen und Stuttgart benötigen würden. So gewinnen wir Flexibilität und können unser Team gezielt dort einsetzen, wo es den größten Mehrwert für den Gast schafft.“
Learning aus der Praxis:
Platzierung & Kommunikation Self Check-in
Im Bezug auf den Self Check-in zeigte sich während unserer Erhebung jedoch auch, dass die Platzierung des Terminals sowie die aktive Einbindung des Teams eine wichtige Rolle spielen. So nutzen in Tübingen, wo das Terminal leicht zugänglich ist, ca. 20% – 30% den Self Check-in auch während der Öffnungszeiten der Rezeption. In Stuttgart liegt die Quote etwas niedriger, was die Bedeutung einer strategischen Positionierung und nahtlosen Integration ins Tagesgeschäft deutlich macht.
Zudem wird ersichtlich: Wird der digitale Service aktiv vom Team kommuniziert und begleitet, steigt auch die Akzeptanz bei den Gästen spürbar.