Die Digitalisierung von Prozessen und Abläufen im Hotelbetrieb ist unerlässlich, um Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Gäste zu erhöhen. Ein wichtiger Bestandteil ist hierbei der Digitale Meldeschein. Mit der Digitalisierung des Meldescheins ist der erste Schritt getan, um nach und nach den kompletten Check-in-Prozess zu digitalisieren. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen Überblick über alle relevanten Anforderungen geben, damit Sie mit der Digitalisierung erfolgreich starten können.
Was ist ein Digitaler Meldeschein?
Ein Digitaler Meldeschein im Hotel ist ein elektronisches Formular, das von Hotelgästen ausgefüllt werden muss, um ihre persönlichen Daten und Informationen während ihres Aufenthalts zu erfassen. Es ist eine digitale Version des herkömmlichen Papier-Meldescheins, den Gäste bei der Ankunft im Hotel ausfüllen müssen.
Die meisten Hotels stellen den Digitalen Meldeschein auf einer speziellen mobilen Web App zur Verfügung. Die Gäste können das Formular online ausfüllen und müssen dies nicht mehr bei der Ankunft an der Rezeption tun. Der Digitale Meldeschein bietet den Vorteil, dass er schneller, bequemer und umweltfreundlicher ist als der herkömmliche Papier- Meldeschein.
Aktuelle gesetzliche Voraussetzungen
Mit dem Dritten Bürokratieentlastungsgesetz, das am 01. Januar 2020 in Kraft getreten ist, wurde eine neue Regelung für Meldescheine eingeführt, welche digitale Lösungen für die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten erlaubt. Dabei wurde ein optionales digitales Meldeverfahren eingeführt, das die eigenhändige Unterschrift durch ein anderes sicheres Verfahren ersetzen konnte (Strong Customer Authentication).
Zusätzlich wurde am 17. Juni 2020 die Beherbergungsmeldedatenverordnung verkündet, um die Umsetzung des digitalen Meldeverfahrens zu regeln. Im März 2021 trat ergänzend dazu die Experimentierklausel für digitale Meldeverfahren in Kraft. Diese ermöglicht Beherbergungsbetrieben, weitere elektronische Verfahren zu erproben und somit die Meldepflicht für ihre Gäste auf elektronischem Wege zu erfüllen.
Wie funktioniert die Digitalisierung des Meldescheins mit straiv?
Der Digitale Meldeschein mit straiv ermöglicht es Gästen, den Meldeschein mit ihrem eigenen Smartphone oder Tablet digital und kontaktlos auszufüllen, ohne dass ein App-Download erforderlich ist. Das spart Zeit und reduziert Wartezeiten an der Rezeption. Die Digitalen Meldescheine werden automatisch als PDF gespeichert und sind bei Behördenbesuchen schnell auffindbar. Zudem entfallen manuelle Eingriffe wie die Lagerung und Entsorgung der Meldescheine sowie die damit verbundenen Kosten. Alles läuft digital ab, was nicht nur nachhaltiger, sondern auch effizienter ist.
Eine weitere Funktion des Digitalen Meldescheins ist die automatische Übertragung aller Informationen des Meldescheins in das vorhandene Property-Management-System (sofern eine Schnittstelle mit straiv besteht). Dies minimiert den Aufwand für die Rezeption und den Gast. Auch die Dateneingabe selbst ist einfach und schnell. Der Gast gelangt kontaktlos über das eigene Endgerät auf das Meldescheinformular und kann alle für den Meldeschein relevanten Informationen angeben. Nach erfolgreicher Dateneingabe erhält der Gast eine Bestätigung, und alle Daten werden auf einem datenschutzkonformen Meldeschein digital abgelegt.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der digitalen Datenerfassung ist die digitale Unterschrift, die ebenfalls kontaktlos möglich ist. Der Gast kann sich über das SCA-Verfahren (Strong Customer Authentication) mit einer Kreditkarte digital authentifizieren und die Unterschrift dann über das eigene Smartphone leisten. Das SCA-Verfahren sorgt für eine sichere und datenschutzkonforme Datenübertragung (Voraussetzung für die Nutzung des SCA-Verfahren ist eine Schnittstelle mit Ihrem Payment- und Property-Management- Anbieter).
Fazit: Warum auf den Digitalen Meldeschein umsteigen?
Insgesamt bietet der Digitale Meldeschein im Hotel viele Vorteile. Er spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ist zudem auch nachhaltiger. Durch die Reduzierung der Wartezeiten an der Rezeption haben die Mitarbeitenden mehr Zeit für eine persönliche Gästebetreuung, was die Gästezufriedenheit erhöht. Zudem bietet der Digitale Meldeschein mehr Flexibilität, da er von jedem Ort und zu jeder Zeit zugänglich ist. Dies erhöht die Gästezufriedenheit durch eine schnellere und flexiblere Datenerfassung.
Wenn Sie den Digitalen Meldeschein noch nicht nutzen, sollten Sie ihn in Betracht ziehen und sich über die Möglichkeiten informieren.
