Meldeschein im Hotel: Die wichtigsten Anforderungen

 

Der Meldeschein ist ein zentraler Bestandteil des Check-in im Hotel. Dabei herrschen immer wieder Unsicherheiten und der Meldeschein steht auch regelmĂ€ĂŸig in der Kritik. In diesem Beitrag zeigen wir was es mit dem Meldeschein im Hotel auf sich hat, welche Anforderungen es gibt und gehen auf aktuelle Entwicklungen ein. Wir zeigen Ihnen außerdem welche Vorteile die Digitaliserung des Meldescheins mit sich bringt.

Was ist ein Meldeschein im Hotel?

Ein Meldeschein ist ein Formular, mit dem Beherbergungsbetriebe persönliche Daten und Angaben ihrer GÀste erfassen. Zur Erhebung dieser Daten sind die Beherbergungsbetriebe nach dem Bundesmeldegesetz (BMG) verpflichtet.

Wozu dient der Meldeschein?

Der Meldeschein bzw. die Meldepflicht soll in erster Linie die AufklĂ€rung und VerhĂŒtung von Straftaten erleichtern. Welche Behörden ĂŒberhaupt auf die Meldescheindaten zugreifen dĂŒrfen, ist im BMG genau geregelt. DarĂŒber hinaus greifen andere Gesetze, insbesondere die Kommunalabgabengesetze, auf das BMG zurĂŒck, um beispielsweise die Erhebung von KurbeitrĂ€gen und Fremdenverkehrsabgaben zu regeln.

Wird die Hotelmeldepflicht bald abgeschafft?

Bereits seit EinfĂŒhrung des Gesetzes wurden immer wieder Stimmen laut, die das Gesetz kritisierten und seine Abschaffung forderten. Im Jahr 2023 kĂŒndigte das Bundesjustizministerium dann an, die Hotelmeldepflicht zumindest fĂŒr deutsche Staatsangehörige abschaffen zu wollen. Ein entsprechendes Eckpunktepapier und ein anschließender Referentenentwurf wurden vorgelegt. Im MĂ€rz 2024 wurde daraus schließlich ein Regierungsentwurf fĂŒr ein viertes BĂŒrokratieentlastungsgesetz formuliert.

Es ist also wahrscheinlich, dass die Meldepflicht fĂŒr deutsche Staatsangehörige bald entfĂ€llt. FĂŒr auslĂ€ndische GĂ€ste muss jedoch weiterhin ein Meldeschein ausgefĂŒllt und aufbewahrt werden

Welche Daten muss ein Meldeschein enthalten?

GemĂ€ĂŸ § 30 Absatz 2 BMG mĂŒssen Meldescheine die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise
  • Familienname
  • Vornamen
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeiten
  • Anschrift
  • Anzahl der Mitreisenden und deren Staatsangehörigkeit
  • Seriennummer des anerkannten und gĂŒltigen Passes oder Passersatzpapiers bei auslĂ€ndischen Personen.

Durch Landesrecht kann jedoch bestimmt werden, dass fĂŒr die Erhebung von Fremdenverkehrs- und KurbeitrĂ€gen weitere Daten auf dem Meldeschein erhoben werden dĂŒrfen.

Wie lange mĂŒssen oder dĂŒrfen Meldescheine aufbewahrt werden?

Die Beherbergungsbetriebe sind verpflichtet, die Meldescheine ab dem Tag der Abreise der beherbergten Person ein Jahr lang aufzubewahren. Innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Meldescheine zu vernichten.

DĂŒrfen auch digitale Meldescheine genutzt werden?

Kurze Antwort: JA! Ein Digitaler Meldeschein im Hotel ist eine digitale Version des herkömmlichen Papier-Meldescheins, den GĂ€ste bei der Ankunft im Hotel ausfĂŒllen mĂŒssen.

Die meisten Hotels stellen den Digitalen Meldeschein auf einer speziellen mobilen Web App zur VerfĂŒgung. Die GĂ€ste können das Formular online ausfĂŒllen und mĂŒssen dies nicht mehr bei der Ankunft an der Rezeption tun. Der Digitale Meldeschein bietet den Vorteil, dass er schneller, bequemer und umweltfreundlicher ist als der herkömmliche Papier- Meldeschein.

Mit dem Dritten BĂŒrokratieentlastungsgesetz, das am 01. Januar 2020 in Kraft getreten ist,  wurde eine neue Regelung fĂŒr Meldescheine eingefĂŒhrt, welche digitale Lösungen fĂŒr die besondere Meldepflicht in BeherbergungsstĂ€tten erlaubt. Dabei wurde ein optionales digitales Meldeverfahren eingefĂŒhrt, das die eigenhĂ€ndige Unterschrift durch ein anderes sicheres Verfahren ersetzen konnte (Strong Customer Authentication).

ZusĂ€tzlich wurde am 17. Juni 2020 die Beherbergungsmeldedatenverordnung verkĂŒndet, um die Umsetzung des digitalen Meldeverfahrens zu regeln. Im MĂ€rz 2021 trat ergĂ€nzend dazu die Experimentierklausel fĂŒr digitale Meldeverfahren in Kraft. Diese ermöglicht Beherbergungsbetrieben, weitere elektronische Verfahren zu erproben und somit die Meldepflicht fĂŒr ihre GĂ€ste auf elektronischem Wege zu erfĂŒllen.

Wie funktioniert die Digitalisierung des Meldescheins mit straiv?

Der Digitale Meldeschein mit straiv ermöglicht es GĂ€sten, den Meldeschein mit ihrem eigenen Smartphone oder Tablet digital und kontaktlos auszufĂŒllen, ohne dass ein App-Download erforderlich ist. Das spart Zeit und reduziert Wartezeiten an der Rezeption. Die Digitalen Meldescheine werden automatisch als PDF gespeichert und sind bei Behördenbesuchen schnell auffindbar. Zudem entfallen manuelle Eingriffe wie die Lagerung und Entsorgung der Meldescheine sowie die damit verbundenen Kosten. Alles lĂ€uft digital ab, was nicht nur nachhaltiger, sondern auch effizienter ist.

Eine weitere Funktion des Digitalen Meldescheins ist die automatische Übertragung aller Informationen des Meldescheins in das vorhandene Property-Management-System (sofern eine Schnittstelle mit straiv besteht). Dies minimiert den Aufwand fĂŒr die Rezeption und den Gast. Auch die Dateneingabe selbst ist einfach und schnell. Der Gast gelangt kontaktlos ĂŒber das eigene EndgerĂ€t auf das Meldescheinformular und kann alle fĂŒr den Meldeschein relevanten Informationen angeben. Nach erfolgreicher Dateneingabe erhĂ€lt der Gast eine BestĂ€tigung, und alle Daten werden auf einem datenschutzkonformen Meldeschein digital abgelegt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der digitalen Datenerfassung ist die digitale Unterschrift, die ebenfalls kontaktlos möglich ist. Der Gast kann sich ĂŒber das SCA-Verfahren (Strong Customer Authentication) mit einer Kreditkarte digital authentifizieren und die Unterschrift dann ĂŒber das eigene Smartphone leisten. Das SCA-Verfahren sorgt fĂŒr eine sichere und datenschutzkonforme DatenĂŒbertragung (Voraussetzung fĂŒr die Nutzung des SCA-Verfahren ist eine Schnittstelle mit Ihrem Payment- und Property-Management- Anbieter).

Fazit: Warum auf den Digitalen Meldeschein umsteigen?

Insgesamt bietet der Digitale Meldeschein im Hotel viele Vorteile. Er spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ist zudem auch nachhaltiger. Durch die Reduzierung der Wartezeiten an der Rezeption haben die Mitarbeitenden mehr Zeit fĂŒr eine persönliche GĂ€stebetreuung, was die GĂ€stezufriedenheit erhöht. Zudem bietet der Digitale Meldeschein mehr FlexibilitĂ€t, da er von jedem Ort und zu jeder Zeit zugĂ€nglich ist. Dies erhöht die GĂ€stezufriedenheit durch eine schnellere und flexiblere Datenerfassung.

Wenn Sie den Digitalen Meldeschein noch nicht nutzen, sollten Sie ihn in Betracht ziehen und sich ĂŒber die Möglichkeiten informieren.